Обновлено 14 октября 2017
20 000 Р
34 года
Петрозаводск
Английский (Разговорный)
стаж 5 лет и 2 месяца
- Осуществление пропускного режима в здание ООО «Бонтон».
- Координация движения посетителей.
- Приём и распределение входящих телефонных звонков.
- Фиксация рабочей информации посредством факсимильной и электронной связи с последующей переадресацией её в соответствующие структурные подразделения.
- Передача служебной информации по каналам связи (телефонной, факсимильной, электронной).
- Ведение общего делопроизводства и документооборота всех групп предприятий холдинга:
1. Приём, учёт и регистрация поступающей корреспонденции, экспресс-почты всех групп предприятий холдинга (ведение журнала регистрационного учёта входящей корреспонденции в приложении MS Excel) (проставление даты и номера входящих документов).
2. Распределение и передача поступающей на рассмотрение руководства корреспонденции в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в работе или подготовки ответов посредством раскладки в накопители для деловых бумаг.
3. Учёт и регистрация исходящей корреспонденции, экспресс-почты всех групп предприятий холдинга (ведение журнала регистрационного учёта исходящей корреспонденции в приложении MS Excel) (проставление даты и номера исходящих документов).
4. Подготовка исходящей корреспонденции всех групп предприятий холдинга к отправке (оформление конвертов, уведомлений о вручении (их маркирование), описей вложений для заказной и ценной корреспонденции, почтовых реестров, экспедиторских расписок).
5. Контроль возврата подтверждающих отправку документов (почтовые квитанции, уведомления о вручении почтовых отправлений адресату) (делается отметка в журнале регистрационного учёта исходящей корреспонденции о том, что письмо вручено адресату) и передача исполнителям для учёта в работе.
6. Ведение деловой переписки отдельного лица (составление разного рода писем, запросов, заявлений, рекламаций, заявок на подбор персонала в кадровые и рекрутинговые агентства, объявлений для размещения в масс-медиа и т.п. деловых бумаг).
7. Оформление распоряжений директора, в том числе подготовка приказов по основной деятельности холдинга.
8. Ознакомление работников под подпись (расписку) с приказами по внутренней деятельности холдинга. Осуществление контроля над исполнением работниками всех групп предприятий холдинга приказов и распоряжений руководства, а также контроль над соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководства.
9. Оформление, регистрация и выдача командировочных документов (командировочных удостоверений, приказов о командировании), доверенностей на получение/сдачу товарно-материальных ценностей от/в сторонних (-ие) организаций (-и), доверенностей на транспортные средства, путевых листов.
10. Ведение, внесение изменений в список внутренних телефонов работников холдинга, список транспортных средств для осуществления пропускного режима и организации охраны транспортных средств на территории логистического комплекса ООО «Бонтон».
11. Приём документов на подпись руководства.
12. Заверение печатями всех групп предприятий холдинга подписей директоров на документах или других должностных лиц, которым право подписывать служебные документы и право вести деловую переписку от имени предприятий холдинга делегированы руководством холдинга.
13. Выдача бесконтактных карт, sim-карт на основании заявлений работников холдинга.
14. Подготовка и предоставление ежемесячных отчётов по корпоративной связи.
15. Проставление сквозной нумерации в ответах на Требования и Сообщения налоговой инспекции (V = тысячам листов формата А4).
16. Выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
17. Обеспечение сохранности печатей и штампов всех групп предприятий холдинга (Выдача печатей производится только по распоряжению руководства и только по акту приёма-передачи материальных ценностей).
18. Организация командировок руководства (заказ железнодорожных и авиабилетов, бронирование номеров в гостиницах).
- Организация жизнеобеспечения офиса (заказ питьевой воды, чай-кофе и т.п.).
- Санитарно-бытовое и гигиеническое обслуживание бытовой техники (кофе-машина, посудомоечная машина, кулер) и оргтехники.
- Выполнение отдельных служебных поручений директора по основному профилю деятельности организации.
Секретарь-референт, Заведующая канцелярией, Секретарь директора, Секретарь Общественной приёмной Диалог, Секретарь руководителя, Главный редактор скрыть